Dans toute organisation, la gestion des ressources humaines est un défi grandissant. À mesure que les activités se complexifient et que l’équipe de collaborateurs s’agrandit, gérer efficacement les informations peut rapidement devenir un casse-tête.

Analyser, trier et distribuer les données utiles aux bons intervenants demande en effet un temps fou, surtout si tout est réalisé à la main.

Avec les bons outils technologiques, les ressources humaines peuvent cependant devenir une force stratégique au sein de n’importe quelle organisation.

Nombreux sur le marché, ces outils font tous essentiellement la même promesse : simplifier les processus de gestion, accélérer le traitement des données utiles et faciliter l’accès à ces données par les personnes concernées.

En accélérant le temps de traitement, les organisations peuvent en effet augmenter significativement leur productivité. Ils peuvent également augmenter la qualité de leurs interventions.

Toutes les organisations n’ont évidemment pas les mêmes besoins. S’il existe une tonne de systèmes d’information des ressources humaines (SIRH), tous n’offrent pas nécessairement la même expérience.

Une petite entreprise pourrait, par exemple, se contenter de quelques fonctionnalités pour faciliter la distribution des informations au sein de ses équipes.

Une grande organisation, engageant des centaines de personnes au travers de multiples départements et devant gérer des milliers de demandes par mois, elle, ne peut se contenter du minimum.

Le bon outil doit donc répondre aux besoins spécifiques de l’organisation. Choisir le bon outil, c’est avant tout opter pour celui qui contiendra les fonctionnalités nécessaires. Le bon outil doit également offrir la possibilité d’évoluer avec le temps pour s’adapter aux changements.

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La toute première étape devrait donc être d’analyser les besoins de l’organisation. Par exemple, il sera nécessaire de se demander :

• Quels sont les freins actuels à la productivité?
• Quelles sont les fonctionnalités utiles aux équipes de travail?
• S’agit-il d’un logiciel qui peut évoluer ou d’une solution qui devra être changée une fois que l’entreprise grandira?
• Qui s’occupera de la formation des employés, des mises à jour et de l’entretien?
• Combien coûte la solution et comment sera-t-elle rentabilisée par l’amélioration des processus?

Ce ne sont que quelques-unes des questions que devra se poser l’équipe chargée de trouver le bon logiciel. Il faudra également prendre en compte d’autres aspects pratiques (soutien d’une équipe technique, coûts et mensualités, entretien et mises à jour, etc.).

Selon l’envergure de l’organisation, cette équipe peut être composée d’une seule personne ou d’un comité complet de 5 à 7 personnes. Dans un monde idéal, il est préférable que cette équipe compte sur l’appui d’un expert en informatique, qu’il soit un employé ou un consultant externe.

Possédant des connaissances suffisantes des systèmes informatiques, cette personne sera en mesure de vous donner des conseils éclairés quant aux fonctionnalités qui seront nécessaires pour atteindre vos objectifs.

Pour les grandes organisations, il est essentiel de séparer le comité de direction (chargé de la décision finale) du comité de sélection. Il est en effet primordial que la sélection soit effectuée par des décideurs, des gestionnaires ainsi que des utilisateurs.

Sans quoi la solution retenue sera peut-être excellente sur papier, mais, une fois mise en service, elle pourrait ne pas répondre aux besoins réels des employés devant l’utiliser.

Les raisons qui poussent une organisation à moderniser la gestion des ressources humaines sont multiples, mais reviennent toujours à un élément crucial : optimiser les opérations.

Les logiciels SIRH proposent en effet une foule d’outils pour :

• Mesurer la productivité des employés ;
• Compiler, analyser et interpréter une grande quantité de données ;
• Améliorer la gestion des informations ;
• Produire des rapports complets automatiquement ;
• Et bien plus encore.

En fait, les logiciels de gestion RH vous permettent de réaliser des tâches automatiquement, alors que vous auriez auparavant dû les traiter manuellement. Si l’on considère uniquement l’économie de temps possible, les grandes organisations peuvent gagner plusieurs heures de travail chaque semaine.

En améliorant l’efficacité de la gestion des informations, le bon logiciel RH peut ainsi permettre à une organisation de traiter une plus grande quantité de dossiers, et donc de gagner en productivité.

Toutes les organisations, peu importe leur taille, peuvent ainsi gagner des heures précieuses avec le bon outil de gestion. Les logiciels SIRH sont en effet des outils extrêmement puissants qui permettent des gains incroyables en efficacité, lorsqu’ils sont bien utilisés.

Mais malgré leur grande utilité, ces logiciels ne remplacent pas les interactions humaines. Bien au contraire! En fait, ces outils ont plutôt pour effet de vous permettre de recentrer votre attention sur votre relation avec vos employés, vos équipiers et même vos clients.

Puisque vous passez moins de temps à gérer un dossier, vous avez plus de temps à consacrer à la formation de vos équipes, à l’amélioration de vos services et à une foule d’autres activités qui auront un impact durable et profitable sur votre organisation.

En tant que professionnels des ressources humaines, nos coachs n’ont pas uniquement comme rôle de vous faire gagner en productivité ou d’accélérer le traitement des diverses données circulant dans votre organisation.

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Ce sont évidemment des objectifs qu’il nous faut atteindre, mais notre principale tâche est plutôt de vous accompagner dans les nombreux changements qui surviendront inévitablement avec l’ajout d’un outil de gestion informatisé des ressources humaines.

En effet, nous devons aider les leaders des organisations à comprendre, dans un premier temps, l’utilité d’un tel outil. À première vue, il ne semble pas toujours possible, ou souhaitable, d’automatiser certaines tâches traditionnellement réalisées à la main.

C’est plutôt lorsque nous parvenons à mesurer l’impact d’un traitement plus rapide des informations que nous réussissons réellement à comprendre la portée des changements opérés par l’informatisation de la gestion.

Mais notre rôle ne s’arrête évidemment pas là. Pour que l’outil conseillé soit pleinement efficace, il doit être bien utilisé par tous les intervenants, et ce, à tous les échelons. Nous pouvons ainsi accompagner les organisations en vue de faciliter la transformation et l’informatisation des processus.

Que ce soit par de la formation, des accompagnements ou même des rencontres privées avec certains dirigeants, nous facilitons en quelque sorte la transition vers l’utilisation des processus informatiques, tout en permettant à l’organisation de ne jamais oublier l’essentiel : l’humain qui se cache derrière les données.

L’achat d’un logiciel de gestion des ressources humaines représente une étape extrêmement importante dans la croissance d’une organisation. Le choix de la solution influencera en effet une foule de processus et affectera directement la productivité.

La bonne solution vous permettra en effet de libérer des ressources pour réaliser davantage de projets, de rencontrer plus de clients et de réaliser toutes les autres tâches qui génèrent des bénéfices pour l’organisation.

Votre organisation est-elle rendue à l’étape de choisir une solution de gestion informatisée? Que vous soyez prêts à former votre comité de sélection ou que vous n’en soyez qu’aux étapes préliminaires d’identification des processus à automatiser, Webcoachs peut vous aider à affronter le changement tout en douceur.

Vous pourrez ainsi vous libérer pour prendre des décisions stratégiques qui auront un impact durable dans le succès de votre organisation.

Vous aimeriez discuter avec l’un de nos coachs pour en savoir plus sur nos services d’accompagnement dans le choix et l’implantation d’un outil de gestion RH? Communiquez avec nous!